Кожен власник бізнесу з досвіду знає, що часто буває в добі замало годин, а в тижні – робочих днів. Бо тих справ, які потрібно зробити завжди є надто багато. І коли ви бачите, що час закінчується, а заплановане завдання не виконане, то відчуваєте ще й стрес. Ось тут на допомогу і приходить тайм-менеджмент. Класично вважається, що тайм-менеджмент – це процес управління часом. Набір певних практик, технік та правил, які повинні вам допомогти бути ефективнішим та досягати успіху. Зробити більше справ за менший час. Але, власне кажучи, “тайм-менеджмент” (управління часом) – вираз не правильний. Бо насправді жодним чином часом керувати ми не можемо. Доба має 24 години, і коли ви пройдете всі курси на світі по тайм-менеджменту, то доба далі буде мати 24 години. Ніхто не може керувати часом, але ви можете навчитися керувати собою. Щоб ефективніше розпоряджатися тим часом, який є.
Ось кілька правил, які допоможуть вам досягати більшого за певну одиницю часу.
- Пріоритетизація. Якщо ви маєте нескінченний список завдань, то треба відразу тверезо оцінити свої можливості та зрозуміти, що всі пункти з того списку ви не зробите. А тим паче, якщо завдання перемішані і ви виконуєте їх хаотично, аби збоку поставити “плюс”. “Не всі термінові справи важливі і далеко не всі важливі справи – термінові” – сказав один з президентів США, Дуайт Ейзенхауер. І придумав матрицю співвідношення важливих справ і терміновості їх виконання.
Сенс матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб ви написали загальний список справ та визначаємось з термінами їхнього виконання. Для цього задайте собі питання: чи необхідно це робити зараз, чи можна на наступному тижні? чи можу я делегувати це завдання? чи ця справа взагалі веде мене до цілі? І так увесь список справ оцініть по двох параметрах: важливість та терміновість.
Цей метод допоможе вам розставляти пріоритети відповідно до поставлених цілей. Не важливі і нетермінові справи, виявляється, можна просто не виконувати) А більше часу та енергії спрямовуйте на завдання, які наближають до успіху.
- Постановка чітких цілей. Коли ви не ставите чітких цілей, то не розумієте своєї ефективності. Не розумієте, з якою швидкістю ви рухаєтеся. Ви й наче робите все, що потрібно, але все підряд. І не розумієте чи це наближає вас до вашої цілі. Не бачити результату своєї праці. Насправді багато підприємців не мають чітких цілей і приходять із запитом: “Я хочу, щоб бізнес ріс.” Але в чому ріс? – Кількості магазинів чи кількості продуктів? Кількості покупців чи послуг? Тому визначаємо чітку цілі! Тут можна застосувати методику SMART.
Постановка цілі по SMART передбачає виконання певних завдань по пунктах. Вони зашифровані в назві цієї методики.
S – Specific (конкретика);
M – Measurable (вимірність);
A – Achievable (досяжність);
R – Realistic (реалістичність, значущість);
T – Timed (часовий відрізок).
Наприклад, ви виготовляєте дерев’яні меблі. Формулюємо SMART-цілі.
- Ваша ціль – розширити пропозиції меблів по матеріалу (виготовляти меблі не лише зі сосни, а ще з дуба).
- З дуба ви хочете виготовляти лише дитячі ліжка та комоди.
- Досягнете цієї мети, коли зробите креслення на нові ліжка, розрахунки і т.д.
- Для чого? Щоб охопити нових покупців, в яких є запит на такі меблі і досягнення цієї мети підвищить вашу конкурентоспроможність. Якщо ціль складна (ви хочете виготовляти меблі з дуба, горіха, ДСП), і ви не впевнені, що справді цього хочете, то можна поставити проміжну мету для перевірки. Виготовити частину меблів і подивитися чи воно вам приносить те, чого ви хочете.
- Проєкт можна реалізувати за 1 місяць.
Вміння ставити цілі і завдання перед собою потрібно напрацьовувати і тренувати.
- Список справ чи календарний список? To do list – це цікава практика. Ви пишете все, що плануєте сьогодні зробити за цілий день. Листок заповнений пунктами і ще місця мало. А в кінці дня розумієте, що насправді ніколи не встигаєте зробити всі пункти і засмучені від того. Бо списки не закінчуються, їх потрібно переписувати, пункти переносити, на що знову витрачаєте час. Я рекомендую всі справи, які ви хочете зробити записувати одразу в календар. Список – нескінченний, а от календар, якщо ви в нього дивитеся, то він кінечний: сьогодні вже немає часу, а завтра ще є вікно. А якщо “завтра” теж розплановане, то можливо пункт зі списку і не потрібно робити?
- Делегування та командна робота. Чим більший бізнес, тим більша справ потрібно делегувати іншим вашим співробітникам. І якщо ви цього не навчились, то ви не зможете зростати. Вкрай важлива штука тайм-менеджменту (управління собою, а не часом) – це навчитися делегувати. Делегування не лише “звільняє” вас від певних справ, а й надихає вашу команду рости разом з вами (з новими обов’язками людина вчиться чогось нового та відчуває більшу відповідальність й свою значущість). Якщо ви не знаєте як успішно делегувати читайте тут.
- Більше відпочивайте! Головна річ в бізнесі – це не зробити якомога більше, а зробити якомога якісніший та кращий продукт, а своїх клієнтів якомога щасливішими. Якщо ви не відпочиваєте, то все, що ви будете робити – будете робити довго і не дуже якісно. Коли людина “в ресурсі”, то на те саме завдання витрачаєте в рази менше часу. Наприклад, вам треба підготувати документ і ви це реально можете зробити за 20 хвилин. Коли уважні, сконцентровані. Але спробуйте підготувати документ, коли ви втомлені. В кращому випадку піде 40 хвилин на це ж завдання. І так з усім. Коли ви виснажені, то весь тайм-менеджмент сиплеться: ви встигаєте не шість справ, а лише три. Втома з часом накопичується, а це означає, що наступного дня ви за той самий проміжок часу встигнете лише одне завдання. Тому перерви, відпочинок потрібні регулярно. І не лише вам. Не забувайте про своїх працівників. В іншому разі, ви будете працювати як загнані коні, і ефективність падає в цілої команди.
Як висновок запам’ятайте, що дуже важливо увесь тайм-менеджмент персоналізувати на себе, тобто управляйте собою та часом за своїми правилами. Які вам підходять ідеально під ваші потреби та цілі, але можуть не підходити іншим людям. Крім того управління часом і собою допоможе вам збалансувати і не лише бізнес, а й інші сторони життя: хобі, сімейні стосунки, відпочинок.
Хай часу завжди буде достатньо.
Ukrainian 
English 
