Як ефективно управляти командою на відстані?

Організація дистанційної роботи для багатьох великих компаній і малих підприємств стала рятівним колом при COVID 19. Пандемія минула, а можливість працювати онлайн залишилася у великої кількості фірм, але це швидше через різні вигоди для роботодавців та працівників, аніж через необхідність. В Україні, після повномасштабного вторгнення, можливість дистанційно працювати стала визначальною для багатьох компаній, особливо в IT-сфері. Багато бізнесів будують свою команду з людей, які живуть в різних містах чи навіть державах: менеджери та виробництво у Києві, контент директор в Одесі, креативний директор в Америці. Дистанційна робота стає все більш популярною, але ставить і нові виклики перед роботодавцями. Як управляти командою, яка працює здалеку? Як згуртувати, мотивувати її та залишатися лідером? Як налагоджувати працю, щоб люди залишалися працювати на вас, а не шукали чогось кращого? Знаємо, що команда — це одна з основ для існування бізнесу та його зростання. Побудова команди з віддалених працівників вимагає терпеливості, креативності та вміння пристосовуватися. Щоб в реальності війни чи в умовах інших контекстів, коли працівники не прив’язані до офісу або частково працюють віддалено ви могли ефективно управляти своєю командою застосовуйте ці стратегії та створюйте успішні віртуальні колективи.

1. Встановіть чіткі очікування та завдання. Це одна з найважливіших умов для продуктивної роботи. Визначте конкретні цілі та детально обговоріть вихід, результат від поставлених задач. Дайте точні інструкції та встановіть крайній термін виконання завдання. Обговоріть, поясніть стандарти якості та критерії оцінки виконаної роботи. Погодьте командні способи роботи. Переконайтеся, що кожен член команди чітко розуміє, як ви працюватимете разом віддалено, які інструменти та технології використовуватимете. Коли буде однакове розуміння завдань та плану вами та працівниками, це допоможе уникнути непорозумінь.
2. Забезпечте постійну комунікацію. Регулярна комунікація, без перебільшення, є основним елементом успішного управління дистанційною командою. Сьогодні ми маємо для цього більше ніж достатньо різноманітних засобів: відеоконференції, аудіоповідомлення, чати, електронна пошта. Важливо постійно взаємодіяти з членами команди, ділитися інформацією та слухати їхні погляди/зауваження/пропозиції. Заплануйте регулярні дзвінки з кожним окремим працівником та спільно з усією командою — це дає відчуття порядку та причетності, допомагає створити товариські стосунки між працівниками та між керівником та працівниками. Онлайн зустрічі не мають бути довгими, але регулярними! Наприклад, відеозв’язок може стати також практичним інструментом, щоб оцінити проміжні результати за тиждень чи місяць у досягненні поставлених цілей. Тут важливо, щоб керівник залишався відкритим для запитань та коментарів. Добре, коли віддалених співробітників тримають в курсі новин цілої компанії, їхнього відділу, бо тоді вони відчувають, що про них пам’ятають. Зараз щоразу популярнішими стають онлайн-святкування днів народжень співробітників чи навіть корпоративів. Але не забувайте про і про “живі” зустрічі. Якщо це можливо, то час від часу збирайте всю команду особисто: для спільного навчання, окреслення якихось нових обов’язків чи просто на каву.
3. Використовуйте новітні технології. Керувати дистанційною командою: підтримувати почуття згуртованості, мотивувати, делегувати — є досить непростим завданням для керівника. Подивімося правді в очі: віддалена робота неможлива без технологій. Технології дозволяють виконувати багато завдань далеко від центрального офісу. Є компанії, які і зовсім не мають фізичного офісу. Завдяки сучасним засобам можна згуртувати команду незалежно від того, в якому місті чи країні живуть працівники. Якщо у вас виникає необхідність одночасно з усією командою мати взаємодію, то використовуйте “на здоров’я” інструменти для спільної роботи: проєктні менеджери, системи обміну файлами, електронні дошки. Інтернет став швидшим і доступнішим, мобільні телефони щоразу мають більше функцій, програми для спільної роботи стали більш досконалими. Реальні приклади з життя, як військові через старлінк продовжували викладати в університеті чи ремонтували медичну техніку. Поява нових надійних технологій, у тому числі інструментів на базі штучного інтелекту, забезпечує безперебійний і продуктивний зв’язок віддалених співробітників із колегами та керівниками. Але технології не можуть забезпечити лідерство та реальну єднальну силу згуртованості, яка потрібна онлайн працівникам. Це вже залежить від керівника.
4. Будьте лідером. Лідерство в умовах дистанційної роботи це не так просто. Бути крутим на відстані, але створити відчуття, що ви поруч, згуртувати команду — мистецтво лідера. Це про те, щоб ваші працівники були знайомі між собою, відчували підтримку керівника та колег, відчували спільність та причетність до компанії, а не просто виконували поставлене завдання. Переконайтеся, що члени команди мають необхідний доступ до програм та обладнання під час віддаленої роботи. Цікавтеся самопочуттям, проявляйте емпатію, адже коли співробітники працюють віддалено, ознаки та сигнали про те, що хтось може бути не “ОК”, слабші. Деякі люди реально досягають великого успіху на віддаленій роботі, бо працюють більш продуктивно. Інші вважають таку роботу складною. Цікавтеся у своїх працівників: як саме їм працювати онлайн? Можливо їм потрібний гнучкий графік, бо треба поєднувати роботу з повсякденними обов’язками. Знайдіть час для спілкування. Це посилює стосунки та полегшує спілкування між людьми, які зустрічаються рідко. Це також зменшує відчуття ізоляції. Які основні риси має мати сучасний лідер читайте тут. 
5. Довіряйте своїй команді. Тут, знову ж таки, від початку важливо максимально чітко та доступно висловити взаємні очікування і довіряти своїй команді працювати без мікроменеджменту. Зосередьтеся на результатах. Пам’ятайте, що довіра має вирішальне значення під час керування віддаленою командою. Хоча часте спілкування в пріоритеті, уникайте надто особистих розмов та контролю за виконанням на дрібному рівні. Співробітники мають бути впевнені, що ви вірите, що вони працюють так само старанно, як і в офісі, зосереджені на цілях та підтримують продуктивність. Але для цього треба, щоб команда мала доступ до необхідної інформації, а не просила у вас щоразу доступ до певних файлів, паролів і т.д. Якщо ви без потреби перевіряєте кілька разів на день віддалених співробітників, щоб дізнатися, як ідуть справи, ці працівники можуть відчути, що ви їм не довіряєте і не цінуєте. Віддалені співробітники можуть бути дуже ефективними, якщо вони мають керівника, який їх підтримує.

Окрім перелічених вище пунктів, є багато інших нюансів у побудові ефективної команди. Якщо ви берете нових працівників, то їм треба дати трохи часу, приділити додаткову увагу, особливо, якщо вони ще не мали досвіду дистанційної роботи. “Ветерани” дистанційної роботи можуть не потребувати такої підтримки, як новачки. 

Світ невпинно рухається вперед, багато людей вже зовсім не хочуть працювати в офісах, щоб не витрачати час та гроші на доїзд, а роботодавці не хочуть платити за оренду приміщення. Люди “живуть” не лише роботою, а можуть дозволити собі поєднувати працю та відпочинок, балансувати між роботою та особистим життям. Віддалена робота є такою ж нормальною, як і прихід в офіс, але потребує чіткої організації стратегії для співробітників, менеджерів і самого бізнесу.

Працюйте вдома і на роботі ефективно!