Стратегічна сесія

Якщо ви маєте бізнес, це означає, що ви маєте й іноді оновлюєте бізнес-стратегію або ж саме потребуєте її створити. А для цього вам потрібна стратегічна сесія. 

Стратегічна сесія – це інструмент одного з етапів створення бізнес-стратегії. Вона передбачає колективну групову роботу, під час якої учасники ставлять цілі і думають, як їх досягнути, або шукають відповідь на будь-яке стратегічне питання. 

Стратсесії потрібні також для того, щоб відслідковувати, де знаходиться бізнес на шляху до досягнення цілей, і перевіряти, чи бува не треба щось змінити в плані дій, адже світ дуже мінливий і до нього потрібно пристосовуватися. А бізнес кидає з однієї кризи в іншу, як глобально так і локально. Як рости бізнесу в кризу? – тут детальніше.

Стратсесія складається з двох етапів:

• розробка цілей,
• створення плану їх досягнення. 

Хто має бути на стратсесії

У стратегічній сесії беруть участь:

• власник або той, хто приймає замість нього рішення, 
• ті члени команди, які будуть реалізовувати план,
• модератор.

Якщо команда невелика, 10-15 осіб, вони усі можуть прийти на стратсесію. В більших компаніях запрошують керівників відділів, які потім по вертикалі спускають у свої відділи всі стратегічні напрацювання. 

Оптимально для роботи – 12-15 учасників, однак, за потреби можна організувати роботу для 30 осіб або для 5. І навіть для однієї людини, якщо це стартап й інших членів команди просто немає.

Головне, щоб були представники всіх відділів, які суттєво задіяні в досягненні цілі. 

На стратсесію важливо запросити людей, які безпосередньо контактують з клієнтами. В великих компаніях, як правило, в топменеджменті таких працівників немає. Наприклад, в мережах супермаркетіві з клієнтом найбільше контактує касир і він знає, що треба клієнту, що йому подобається, а що – злить. Тому касир, хоч і не є керівником відділу, має прийти на стратсесію. 

Домашнє завдання

Про проведення стратсесії заявляє керівник або власник. Він запрошує експерта-фасилітатора, з яким попередньо обговорює мету такої зустрічі (наприклад, ми хочемо поїхати за кордон на виставку і мусимо зрозуміти, як там провести якнайефективніше час, отримати якомога більше контрактів або знайти шлях на ринки певних країн) і збирає колектив. 

Про подію учасників треба попередити щонайменше за тиждень, щоб вони приготувалися – спланували свою роботу так, щоб на цей час (переважно 1-2 дні) могти бути відсутніми на робочому місці – фізично і ментально. 

Учасники також готують певні дані щодо компанії, які доступні саме їм. Цією інформацією вони поділяться з усіма, щоб на початку роботи весь колектив мав спільне бачення ситуації – ми заробляємо, падаємо, ростемо, в нас відпадають клієнти і тд. Іноді потрібна детальніша інформація – про типи клієнтів, як ми з ними працюємо, які в нас конкуренти.

Також всі мають зрозуміти проблему, яку будуть обговорювати під час стратсесії. 

Структура стратсесії

• стратсесію розпочинає власник/лідер команди. Його промова має надихнути і пояснити для чого зібралася команда; 
• тоді лідер передає роботу в руки модератора – фасилітатора, представляє його, щоб команда знала, чому йому можна довіряти, який у нього досвід;
• модератор озвучує цілі сесії і план роботи – чіткий та детально розписаний. План передбачає обід, перерви на каву і роботу блоками по півтори години (більше – непродуктивно). Також модератор оголошує правила роботи під час цієї стратсесії, щоб вона не перетворилася на збіговисько і балаган;
• лише після цього починають працювати, розбираючи проблему і шукаючи її вирішення. Часто на стратсесії використовують командну роботу, щоб охопити якомога більше точок зору, розробляють різні сценарії, а вкінці презентують свої рішення, з яких обирають найкращі і запасні варіанти. Один з елементів стратсесії – дизайн мислення. Спершу команда дивиться на проблему якомога ширше, знаходить найбільший спектр доступних варіантів рішень, а потім звужується до такого, що найбільше підходить компанії;
• закінчити сесію треба планом, адже ми не просто зібралися і обговорили проблему, а розппрацювали план дій, як вирішити цю проблему. План дій вказує: що робити, хто конкретно це зробить, до якої дати і який буде перший крок. 

Відповідальних за виконання конкретних етапів плану призначають обов’язково з числа учасників стратсесії. Не можна відповідальним призначити когось, кого немає на зустрічі. Але відповідальний – це не завжди той, хто робить. Керівники відділів здебільшого не виконують завдання безпосередньо, але вони несуть відповідальність, це їхнє завдання організувати своїх підопічних, щоб до певного числа конкретна річ була зроблена. 

План, який завершує стратсесію, має бути чітким і обов‘язково прописаним в окремому документі (pdf файлі), до якого можна повернутися, щоб нічого не забути. 

Для чого потрібен сторонній експерт

Стратегічну сесію для будь-якої компанії, не важливо, в ній 1 працівник, 15 чи 3 тисячі, проводить фасилітатор. Це експерт, який вміє наперед продумали логіку стратсесії, запустити групову динаміку, щоб працювали активно всі, утримувати цю динаміку, грамотно модерувати роботу. Такий фасилітатор несе відповідальність за те, що учасники отримають відповіді на всі поставлені на початку зустрічі запитання. 

Фасилітатор – це неупереджена особа, котра має нейтральну позицію і не може відстоювати чиїсь інтереси. І в жодному разі не може підказувати учасникам правильні варіанти чи ідеї, вони мають до цього додуматися самі. Команда сама має розробити стратегію, бо лише учасники розуміють, який в них ресурс і ситуація.

Зрештою, фасилітатор має досвід в проведенні стратегічних сесій. 

Раніше було прийнято проводити стратсесії раз на рік, потім раз на півроку. Є індустрії, на кшталт ІТ, де все дуже швидко змінюється і стратсесії потрібні щокварталу. А в нестабільний час, час раптових змін, як війна, треба збиратися щомісяця і думати, а чи не варто щось змінювати. 

Стратсесії позапланово проводять, коли трапляються події, що впливають на життя бізнесу миттєво – долар різко стрибнув вверх, на ринок зайшов потужний конкурент, ракета знищила виробництво. 

Або ж ви ростете і запускаєте новий продукт. Тоді просто необхідно скласти мудрий план – на який ринок вийде цей продукт, як вийде, з ким буде конкурувати і як буде вигравати.

Сесія – це вкрай важливий інструмент, і вона потребує часу та ресурсу. Так, мінімум на один день потрібно відірватись від роботи власнику, основним спеціалістам та головній команді. Саме тому цим має займатися професіонал. Запрошую вас провести стратегічну сесію разом.

Удачі!