Ключові показники ефективності (KPI) є невід’ємною частиною сучасного бізнесу. Не має різниці, якого розміру ваше підприємство, але саме KPI дозволяє об’єктивно оцінювати його діяльність: наскільки вона результативна та ефективність. Важливий той момент, що KPI допомагає керівникам не лише відслідковувати прогрес, але й приймати конкретні рішення для досягнення стратегічних цілей. Тут більше про те, чому стратегія не спрацьовує
KPI (Key Performance Indicator або ключовий показник ефективності) — це кількісно вимірюваний показник, який використовують для оцінки успіху в досягненні конкретної бізнес-цілі. Ключовий показникик ефективності (KPI) допомагає компаніям встановлювати цілі, контролювати їх досягнення і визначати області для покращення.
KPI можуть бути фінансовими (наприклад, прибуток, витрати) або нефінансовими (задоволеність клієнтів, якість продукції). KPI надають команді цілі, до яких потрібно прагнути, шкалу для оцінки прогресу та інформацію, яка допомагає компанії в реалізації стратегії. Простіше кажучи, ключові показники ефективності — це мета, над досягненням якої працює бізнес. Візьмімо простий паприклад: у вас кіоск, де ви продаєте яблука, і щоб він був прибутковим цього місяця, вам потрібно продати 1000 яблук. Отже, ви встановили ціль. Незалежно від того, чи ви продасте 250 яблук на тиждень, чи всі 1000 за перші три дні, ваш KPI повинен досягти позначки 1K. Коли настане другий тиждень місяця, і ви продасте 550 яблук, ви зможете переглянути свій KPI і бачити, в якій ви точці на шляху до досягнення своєї мети.
Не впевнені, як правильно виставити KPI? Працюємо з командами над метриками, які реально працюють.
Що KPI дає вашому бізнесу?
- Вимірювання успіху. KPI допомагає визначити, наскільки успішно компанія досягає поставлених стратегічних цілей. Вони надають кількісні показники, які можна використовувати для оцінки прогресу та результатів.
- Моніторинг продуктивності. Регулярне відстеження KPI дає можливість моніторити продуктивність компанії в реальному часі. Це допомагає виявляти проблеми та можливості для покращення на ранніх етапах.
- Прийняття обґрунтованих рішень. Ключові показники ефективності надають об’єктивні дані про стан бізнесу. На основі цих даних керівники можуть приймати обґрунтовані рішення. Вони дозволяють зрозуміти, що в бізнесі працює добре, а що потрібно покращити чи змінити.
- Покращення комунікації. KPI забезпечує чітку комунікацію щодо цілей та пріоритетів компанії. Між відділами, між командами, між керівниками. Це допомагає всім співробітникам розуміти, в якому напрямку рухається бізнес і які результати очікуються від їхньої роботи.
- Контроль за виконанням планів. KPI допомагає контролювати виконання планів і проєктів. Причому дуже ненав’язливим способом. Вони показують, чи працівники дотримуються встановлених термінів, чи добре спланований бюджет і так далі. І в разі необхідності, без великих втрат часу та ресурсів, ключові показники продуктивності дозволяють коригувати проєкти.
Які мають бути правильні ключові показники продуктивності?
- Конкретні та орієнтовані на час. Важливо пам’ятати, що KPI — це форма комунікації. Коли ви пишете KPI для своєї компанії, пам’ятайте про основні правила комунікації: коротко, конкретно, зрозуміло. Подумайте, яка ваша ціль, конкретна мета, якщо вона полягає в тому, щоб збільшити щомісячний регулярний дохід компанії, то ваша команда буде встановлювати KPI зростання продажів. KPI повинен мати чітко визначену область фокусування. Він має безпосередньо стосуватися конкретного аспекту вашої діяльності, наприклад продажів, задоволеності клієнтів або трафіку веб-сайту. Тому KPI: заробити багато грошей цього року — погана історія. Перш за все, це дуже не конкретно “багато грошей”. Багато грошей — це 10 тисяч доларів чи 1 мільйон доларів? Якщо у вас немає конкретної суми, над якою ви працюєте, то відповідно немає чітких дій, які ви можете прив’язати до свого KPI, немає цілі і немає метрики для вимірювання успіху і відстежувати свій прогрес.
Хороший KPI, наприклад, буде збільшити щомісячний регулярний дохід на 5 тисяч доларів цього місяця. Він є конкретним, бо окреслює суму в доларах, має часові рамки. Встановлення часових рамок для вашого KPI може допомогти порівнювати періоди, що дозволить вам відстежувати ефективність і зростання. Коли KPI детально прописаний, то у вас має бути метрика і ви зможете відслідковувати за своїм прогресом. Також ви визначаєте, які конкретні дії потрібно зробити, щоб досягти KPI.
- Реалістичні. Якщо ваша компанія працює 10 років і до вас за цей час прийшло 10 тисяч клієнтів, а зараз ви прописуєте КРІ на наступні 3 місяці і хочете мати 100 тисяч клієнтів, то це не серйозний підхід. Тут варто починати з малого. Яка користь від KPI, якщо ви не можете його досягти? KPI не повинні викликати додаткові запитання, вони мають спонукати до дій. Великі, високі ключові показники ефективності (хоча вони класно і натхненно виглядають на папері) не принесуть вам і вашій команді жодної користі, якщо вони нереалістичні з самого початку. KPI повинен бути здійсненним з урахуванням ваших наявних ресурсів (людських та фінансових) та умов. Наприклад, “збільшити частку ринку на 5% у наступному кварталі” може бути досяжним, якщо у вас є відповідний маркетинговий бюджет і стратегії. Переконайтеся, що ваші ключові показники продуктивності відповідають вашій кінцевій меті, а співробітники чітко розуміють, як і чому вони працюють над цим.
- Вимірювані. Ви повинні мати можливість оцінити прогрес і визначити, коли мета буде досягнута. Наприклад, якщо ваша мета — покращити обслуговування клієнтів, KPI може бути “знизити середній час відповіді на запит клієнта до 2 хвилин протягом шести місяців”. І кожного місяця ви точно знаєте, де знаходитеся відносно своєї мети. Коли прогрес вимірюється чіткими показниками, це допомагає кожному члену команди чітко розуміти свою роль і відповідальність, бачити результати своєї роботи і мотивує до подальших досягнень.
Щоб KPI був вимірюваним, треба вибирати правильні метрики: такі показники, які можна легко відслідковувати. Наприклад, кількість проданих одиниць товару, рівень утримання клієнтів, час виконання завдань. А це вже про інструменти для збору та аналізу даних: CRM-системи, інструменти аналітики, фінансові програми.
- Відповідні до основних цілей компанії. Які стратегічні цілі вашої компанії? — Збільшення рентабельності, розширення ринку, поліпшення якості продукції, збільшення рівня задоволеності клієнтів. Вибирайте такі KPI, які прямо впливають на досягнення ваших стратегічних цілей. Наприклад, якщо ваша мета — збільшення рентабельності, відповідні KPI можуть включати зниження витрат на виробництво або збільшення середньої маржі. Переконайтеся, що встановлені KPI зрозумілі на всіх рівнях управління, від вищого керівництва до оперативних працівників. Це допомагає забезпечити згуртованість і координацію дій у досягненні цілей.
Стратегія вашої компанії може змінюватися, тому важливо регулярно переглядати та коригувати ключові показники ефективності, щоб вони залишалися відповідними і ефективними.
Витративши час на визначення найважливіших KPI для бізнесу, ви можете отримати цінну інформацію про свою діяльність, покращити процес прийняття рішень і підвищити результати. Крім того, коли справа доходить до вибору KPI для вашого бізнесу, важливо пам’ятати, що найкращі KPI — це ті, які адаптовані до конкретних потреб вашої компанії. Необхідно зосередитися на кількох стратегічно вибраних показниках, які можуть дати цінну інформацію про те, наскільки добре працює ваш бізнес. Тому приділіть трохи часу, щоб обміркувати, які KPI будуть найбільш корисними для вашого бізнесу, і використовуйте ці показники для оцінки загального успіху вашого підприємства.
Ukrainian 
English 
